|
|
天機會計（會計功能系統） 這系統是提供用戶進行所有會計工作。 系統中有些特點可能會較為陌生。我們已設計以最少的調整來配合新的標準。 在這裡選擇了一些項目給用戶們預先了解。 基本套裝 基本上有三個子系統： 主管系統 – 給主管們獲取財務資料，查閱帳目等功能。 會計管理系統 – 給會計們控制所有會計程序，管理會計數據庫等。 簿記系統 – 只有輸入日記帳草稿功能。 帳目編號 保留用戶原用的會計帳目編號是設計的首要條件。我們採用了特別安排一方面給客戶繼續採用已習慣了的帳目編號另方面又能給系統進行配合新標準的工作。 有關存貨的帳號將自動在一般日記帳中關閉以免產生錯誤。輸入期末存貨是採用獨立的程序。 會計管理系統中是有功能來選擇關閉某些帳目編號以免簿記員輸入時出現錯誤。會計管理系統則會有選擇是否受這個限制進行輸入日記帳。 會計期 不是所有會計帳都是由某年的第一日開始，也有些情況不是在某年的最後一日進行年結。亦可能因公司合併事件而某公司需要提早在少過十二個月進行年結來配合母公司。 這些事件是較困難應付。天機會計系統的設計已解決了這種問題。 系統中是以會計期代替月份，用戶可以決定會計期的最早及最後日期。如果是採用正常的方式，即以某月1日為會計期的第一日，系統將會自動把最後一日定為該月的最後一日，更會為隨後的會計期以相同格式制定。 如果用戶選擇不是第一日，系統也會計算一個月後的日子，例如輸入第一日是2007.07.10，系統將會以2007.08.09為該會計期的最後一日。 當然，用戶是可以把最後的日子更改，只須沒有日記帳記錄就可以了。 每個會計期，也可說是月份，必須由用戶選擇關閉。 會計年度也不是採用固定的方式。用戶可以選擇任何會計期來進行年結。 這也是一種管理日記帳輸入的方法。關閉的會計期是不可再有日記帳輸入，也不可輸入日子比最後會計期的最後一日。這是說會計管理如果要限制日記帳的輸入是由2007.08.01至2007.09.30之內，只須把會計期至2007.07.31關閉，及不開啟由2007.10.01起的會計期就可以了。 會計管理是有絕對的自由度。可以不關閉所有會計期直至年結為止。只須選擇一個會計期進行年結，系統自動會把該年度第一個會計期至所選的會計期一起關閉。 日記帳輸入 會計的主要部份是日記帳的輸入。系統中有三種輸入方式：日記帳草稿，即過日記帳及對消日記帳。 日記帳草稿正如其名一樣只是草稿。這可能是較多採用的方法，在輸入後進行複查或進行批核，然後進行過數。如果以簿記員入數或是在初期採用天機會計時，這是較安全的方法。 事實上，入錯帳的機會極低。可能是千份之一以下。為了防止千份甚至萬份之一的錯誤機會而多花了正常工作一倍時間並非有效率的方式。今日，會計是有不少重要事項需要處理。 日記帳輸入 會計的主要部份是日記帳的輸入。系統中有三種輸入方式：日記帳草稿，即過日記帳及對消日記帳。 【日記帳草稿】正如其名一樣只是草稿。這可能是較多採用的方法，在輸入後進行複查或進行批核，然後進行過數。如果以簿記員入數或是在初期採用天機會計時，這是較安全的方法。 事實上，入錯帳的機會極低。可能是千份之一以下。為了防止千份甚至萬份之一的錯誤機會而多花了正常工作一倍時間並非有效率的方式。今日，會計是有不少重要事項需要處理。 【即過日記帳】是在每柱輸入後即時過帳。我們認為這是最有效率的方法。在習慣了程序及對會計帳目有一定經驗後，根本上是有極低的機會出錯。事實上，會計出現入帳錯誤大多數是因為欠缺資料或錯誤資料引致的。原因可能是會計沒有時間去查問文件的準確性，而其他部門又對文件管理不明所以。又假設這是會計部門的事，最不幸的是有些主管也有這種想法。 【對消日記帳】是處理入帳錯誤的工具。通常只會有一兩柱錯誤，是可以在另一批日記帳內進行更正。不過，如果是在一批日記帳有較多錯誤或涉及應收或應付帳時，最簡易的方法是採用這個對消日記帳把整批資料的借貸對消。 會計報表 除了一般會計報表外，天機會計系統是有一個配合香港的中小企財務報表標準或澳門的一般財務報告準則的功能。這是以獨立的選擇給用戶以任何會計期進行。 這個財務報告在年結時是一項自動進行的項目。實際上，年結的程序包括不少項目由數據庫備份至分類帳更新等。 使會計報表配合新的會計準則，所有報表都會註明有關的會計狀態。例如在損益表中會註明該會計期是否關閉。這對閱讀報告的人士會明白到該報告會否在日後有所更改。 相同的安排會在財務比率方面執行。 其他程序 還有不少支援程序來保障數據的安全性，數據庫的管理，日記帳輸入等。 為了客戶們的利益，其中的細節不會在這網站說明 根據國際會計師協會的指引，各中小企不應相信供應商的介紹，因為這是有廣告成份。所以這裡的介紹只是給客戶們預先了解系統是否配合他們的需要。 所有客戶必須親自參觀天機會計的示範來確定所稱功能及程序的可用性如何。我們會根據客戶的要求而安排示範。只需以電郵通知我們，即會回覆有關的事項。 歡迎電郵查詢：uscimage@netvigator.com |
